Votre boîte de réception Gmail déborde-t-elle d’e-mails non lus, de messages importants enfouis sous des promotions, ou de notifications diverses qui vous empêchent de vous concentrer ? 😅 Vous n’êtes pas seul ! Gérer sa boîte de réception Gmail peut rapidement devenir un casse-tête, mais rassurez-vous : il existe des astuces simples pour vous aider à reprendre le contrôle de vos e-mails et booster votre productivité.
Nous allons passer en revue les meilleures techniques pour organiser votre boîte de réception Gmail et enfin dire adieu au chaos ! 🎯
Table des matières
1️⃣ Utilisez les libellés pour organiser vos e-mails 🎨
Les libellés sont l’une des fonctionnalités les plus puissantes de Gmail. Contrairement aux dossiers traditionnels, les libellés vous permettent de classer un même e-mail dans plusieurs catégories. Ils fonctionnent comme des étiquettes que vous pouvez ajouter pour mieux trier vos e-mails.
Comment faire ?
• Pour ajouter un libellé, cliquez sur l’icône de l’enveloppe ouverte à droite de votre e-mail, sélectionnez « Ajouter un libellé », et choisissez parmi vos catégories existantes ou créez-en de nouvelles.
• Utilisez des couleurs différentes pour vos libellés afin de rendre votre boîte de réception visuellement plus facile à gérer.
Astuce 💡 : Créez des libellés pour chaque projet, client, ou catégorie importante comme « Urgent », « À traiter », « Réunions », etc.
2️⃣ Activez les filtres pour trier automatiquement vos e-mails 📤
Les filtres Gmail vous permettent de trier automatiquement vos e-mails entrants en fonction de critères spécifiques, comme l’expéditeur, les mots-clés ou les objets. Vous pouvez par exemple faire en sorte que tous les e-mails de votre patron soient directement marqués comme importants et classés dans un libellé particulier. 🚀
Comment faire ?
• Allez dans « Paramètres » > « Filtres et adresses bloquées » > « Créer un filtre ».
• Définissez les critères de filtrage, puis sélectionnez l’action à appliquer (par exemple, archiver automatiquement, ajouter un libellé, marquer comme important).
Astuce 💡 : Utilisez les filtres pour archiver automatiquement les newsletters et promotions afin qu’elles ne vous distraient pas de vos e-mails importants.
3️⃣ Mettez en place la boîte de réception prioritaire pour voir ce qui compte d’abord 🎯
La boîte de réception Gmail peut être personnalisée pour vous montrer d’abord vos e-mails les plus importants grâce à l’option Boîte de réception prioritaire. Avec cette fonctionnalité, Gmail classe automatiquement vos e-mails en fonction de leur importance et de vos habitudes de lecture.
Comment faire ?
• Allez dans « Paramètres » > « Boîte de réception » et sélectionnez « Boîte de réception prioritaire ».
• Choisissez comment vous souhaitez organiser les sections : messages importants et non lus, suivis, ou encore e-mails marqués d’une étoile.
Astuce 💡 : Pour une meilleure productivité, n’activez cette option que pour les messages importants. Vous pouvez personnaliser cette liste en marquant manuellement certains e-mails comme prioritaires.
4️⃣ Archivez les e-mails pour garder une boîte de réception propre 🧹
L’une des erreurs courantes est de tout laisser dans la boîte de réception. Cela la rend vite désorganisée et difficile à gérer. Une fois que vous avez traité un e-mail, archivez-le. Cela le fait disparaître de votre boîte de réception tout en le conservant dans votre compte pour une consultation future.
Comment faire ?
• Sélectionnez l’e-mail que vous souhaitez archiver, puis cliquez sur l’icône d’archivage en haut de la page.
• Vous pouvez toujours retrouver vos e-mails archivés via la barre de recherche ou dans le dossier « Tous les messages ».
Astuce 💡 : Pensez à archiver régulièrement les messages lus ou traités pour ne garder que l’essentiel dans votre boîte de réception.
5️⃣ Utilisez les raccourcis clavier pour gagner du temps ⌨️
Gmail propose une multitude de raccourcis clavier pour effectuer des actions rapidement sans avoir à naviguer dans les menus. Cela peut considérablement accélérer votre gestion des e-mails.
Voici quelques raccourcis utiles :
• C : Pour composer un nouveau message.
• E : Pour archiver un message.
• R : Pour répondre rapidement à un e-mail.
• A : Pour répondre à tous.
Astuce 💡 : Activez les raccourcis clavier dans « Paramètres » > « Général » > « Raccourcis clavier ». Entraînez-vous à utiliser quelques raccourcis régulièrement pour les intégrer dans votre routine.
6️⃣ Mettez en place des réponses prédéfinies pour les réponses courantes 📄
Si vous envoyez souvent les mêmes réponses à vos correspondants, vous pouvez gagner du temps en utilisant les réponses prédéfinies de Gmail. Cette fonctionnalité vous permet de sauvegarder des messages types que vous pouvez insérer d’un clic.
Comment faire ?
• Activez les réponses prédéfinies en allant dans « Paramètres » > « Avancé » > « Réponses standardisées ».
• Composez votre réponse, puis cliquez sur les trois points à côté de l’icône de la corbeille, et choisissez « Enregistrer dans les réponses standardisées ».
Astuce 💡 : Créez des réponses prédéfinies pour vos réponses aux questions fréquentes, vos confirmations de rendez-vous, ou tout autre type de message récurrent.
7️⃣ Mettez en pause votre boîte de réception pour éviter les distractions ⏸️
Si vous avez du mal à vous concentrer parce que vous recevez sans cesse de nouveaux e-mails, envisagez de mettre votre boîte de réception en pause. Cette fonctionnalité n’est pas intégrée nativement dans Gmail, mais vous pouvez utiliser une extension comme Boomerang pour y parvenir.
Comment faire ?
• Installez l’extension Boomerang pour Gmail.
• Utilisez l’option « Pause inbox » pour interrompre temporairement la réception de nouveaux e-mails.
Astuce 💡 : Programmez des périodes sans e-mails pendant vos moments de concentration pour éviter d’être distrait par les nouvelles notifications.
8️⃣ Nettoyez vos abonnements à des newsletters indésirables 📩
Les newsletters et autres e-mails promotionnels peuvent encombrer rapidement votre boîte de réception. Utilisez un outil comme Unroll.Me pour vous désinscrire facilement des e-mails que vous ne souhaitez plus recevoir.
Comment faire ?
• Allez sur le site Unroll.Me et connectez-le à votre compte Gmail.
• Parcourez la liste de vos abonnements et désinscrivez-vous des newsletters inutiles.
Astuce 💡 : Programmez un nettoyage mensuel de vos abonnements pour maintenir votre boîte de réception légère et organisée.
9. Produits recommandés pour une meilleure organisation Gmail 📚
Pour ceux qui cherchent à améliorer encore plus leur gestion des e-mails, voici quelques livres disponibles sur Amazon qui vous guideront dans l’optimisation de Gmail :
• The Google workspace bible : [14 in 1] the ultimate all-in-one guide from beginner to advanced, including Gmail, Drive, Docs, Sheets, and every other app from the suite.
• Gmail beginners and seniors guide: the most simple and easy to use guide.
• Email Management using Gmail: getting things done by decluttering and organizing your inbox with email organization tips for business and home.
Découvrez ces ressources pour maîtriser encore mieux Gmail !
10. Reprendre le contrôle de vos emails 🎯
Une boîte de réception bien organisée vous permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer votre productivité et de réduire le stress lié à la gestion des e-mails. En suivant ces astuces, vous pourrez enfin reprendre le contrôle de vos e-mails et rendre votre expérience Gmail plus agréable et efficace. 🚀
💬 Et vous, quelles sont vos astuces pour organiser votre boîte de réception ? Partagez-les avec nous dans les commentaires !