On considère souvent que les personnes qui ont un bureau encombré avec de nombreux dossiers et documents répandus sur celui-ci ont un problème de classement et qu’elles sont mal organisées.
En réalité la situation est bien souvent totalement inverse. Il m’a été donné de lire une étude selon laquelle ces personnes sont le plus souvent bien plus productives qu’une personne dont le bureau est toujours bien classé car l’absence d’encombrement s’explique tout simplement par un manque de travail alors que l’encombrement résulte d’une forte activité et d’une charge de travail conséquente, voire excessivement anormale pour une seule personne.
L’encombrement résulte alors d’un grand nombre de dossiers à traiter, d’une grande quantité de documents à lire, de nombreuses idées notées sur différentes feuilles, avec des passages incessants entre les dossiers, les documents, les notes, tout ceci étant entrecoupé d’emails entrants ou à écrire, d’appels téléphoniques, de conférences téléphoniques ou en présentiels, de la venue de collaborateurs, d’échanges par messagerie directe, autant de pollutions qui entraînent elles-mêmes la création ou l’accueil de nouveaux documents et qui font qu’en définitive des documents d’intérêts variables sont répandus sur le bureau.
Or deux actions très simples sont suffisantes pour y voir plus clair et pour gagner ainsi en efficacité.
Ces deux actions sont : 1) Eliminer et 2) Classer et regrouper
Table des matières
1) Eliminer
La première action « Eliminer » est toute simple. Il faut reprendre tous les documents présents sur votre bureau, les relire et voir ceux que vous allez devoir traiter.
Vous verrez que certains documents ne sont même plus d’actualité tellement ils sont anciens. Vous allez aussi pouvoir trouver des idées similaires mentionnées sur différents documents car elles vous sont venues plusieurs fois à l’esprit. Il est aussi possible de relire des documents qui semblaient utiles auparavant mais qui avec le recul ne le sont pas. Il faut donc éliminer ces divers documents.
Déjà cette simple première action peut entraîner la suppression de nombreux documents ce qui nécessairement va vous aider à y voir plus clair.
Avec les documents restants vous allez pouvoir engager la deuxième action : classer et regrouper.
2) Classer et regrouper
Vous devez classer et regrouper les documents restants. Il faut les classer par affinités, par thématiques. Ceci va vous permettre de constituer des dossiers. Les documents constituant ces dossiers vous allez devoir les regrouper dans des pochettes. Il peut s’agit de pochettes en papier, de pochettes cartonnées, de pochette en plastique.
Personnellement j’apprécie de mettre les dossiers à traiter dans des pochettes en plastique puis lorsque le traitement initial de ces dossiers est terminé ou s’il est bien avancé je les transfère dans des pochettes cartonnées. Ce contenant permettra de les archiver ou de les conserver à proximité si ce sont des dossiers qui ont vocation à demeurer actifs.
Regrouper les documents dans des pochettes n’est pas suffisant. Vous pouvez vous servir des pochettes pour marquer sur celles-ci des informations utiles à ne pas omettre pendant le traitement, voire même ultérieurement en fonction de l’information en cause. On peut penser par exemple à des actions à faire, à des idées, à des délais à respecter, à des interlocuteurs, ceci sans omettre le nom du dossier lui-même ou l’usage de mots clefs pouvant désigner facilement ce dossier. L’opposition de ces mentions ne pose pas de difficulté pour les dossiers placés dans des pochettes cartonnées. Pour les pochettes en plastique vous pouvez placer sur celles-ci des marques pages autocollants ou bien mettre ceux-ci à l’intérieur de la pochette et vous les verrez par transparence. Lorsque la quantité de données est importante vous pouvez les mentionner sur une feuille qui sera placée au début du dossier.
Vous devez regrouper ensemble la totalité des dossiers que vous allez devoir traiter. Vous allez ainsi constituer une seule et unique pile de dossiers à traiter. Et dans cette pile les dossiers sont classés et exploitables (2). Chaque fois que vous allez prendre une pochette elle va constituer un dossier entier. Vous allez pouvoir traiter ce dossier plus rapidement car la totalité des documents est dans une seule pochette et non en différents endroits de votre bureau.
3) Notes de bas de page
(1) Ces deux actions m’ont été inspirées suite à la lecture du livre de David Allen : S’organiser pour Réussir. La méthode Getting Things Done ou L’art de l’efficacité sans le stress
(2) Cela ne vous privera pas de faire des recherches documentaires ultérieures si nécessaires mais il s’agit alors d’un autre sujet que le classement objet de la présente étude.
4) Pour aller plus loin
David Allen : S’organiser pour Réussir. La méthode Getting Things Done ou L’art de l’efficacité sans le stress (édition traduite en français)