Il peut être intéressant pour des entreprises de ne pas faire certaines tâches et de les confier à des prestataires. En général cette décision s’explique par la volonté de rester concentrer sur son cœur de métier. Une autre explication peut consister dans le souhait d’éviter de devoir réaliser une tâche trop technique pour laquelle l’entreprise ne dispose pas forcément d’une compétence interne appropriée. Ce choix peut aussi résulter du désir de ne pas s’astreindre à la réalisation d’une tâche chronophage. Cette décision peut aussi s’expliquer pour des raisons financières, le recours à un prestataire extérieur pouvant revenir moins cher que le fait de réaliser ces tâches de façon interne.
Les tâches comptables cochent souvent toutes les cases que nous venons d’évoquer. C’est pourquoi il est fréquent de constater que de nombreuses entreprises externalisent la comptabilité en confiant celle-ci à un expert-comptable.
Concrètement pour externaliser la comptabilité les entreprises vont devoir signer une lettre de mission préparée par l’expert-comptable. Ce document obligatoire constitue un contrat. Ledit contrat va définir la mission de l’expert-comptable. Il va encadrer la relation entre l’expert-comptable et son client.
La lettre de mission va contenir plusieurs données. Elle effectue une présentation de l’entreprise, avec notamment une description de son activité, de sa forme sociale, de son régime fiscal, de son chiffre d’affaires, de son nombre de salariés, avant de faire état d’une estimation du volume d’activité au point de vue comptable.
La lettre de mission va contenir une description des prestations confiées à l’expert comptable. Cette description est importante. En effet les prestations qui ne sont pas prévues par la lettre de mission pourront être effectuées si le client le demande mais elles vont alors constituer des prestations supplémentaires non comprises dans le tarif initialement fixé. Ainsi elles vont ouvrir droit au profit de l’expert-comptable à une tarification supplémentaire.
Les tarifs justement doivent être prévus dans la lettre de mission. Ceux-ci peuvent être fixés sous la forme d’un forfait annuel ou bien la lettre de mission peut contenir une estimation du nombre d’heures de travail avec indication du taux horaire. La lettre de mission va aussi comporter les modalités d’évolution des tarifs dans le temps et les modalités de règlement.
La lettre de mission doit également fixer la durée de la mission et ses possibilités de renouvellement. Elle doit aussi préciser les obligations de l’expert-comptable et celles du client, ainsi que la procédure à suivre en cas de conflit.
La lettre de mission précise les cas de résiliation et les modalités à respecter dans cette situation. Elle contient de plus fréquemment une clause relative à une indemnité de rupture au profit de l’expert-comptable si le client est amené à rompre la mission en dehors d’un cas autorisé. De même une clause limitant la responsabilité de l’expert-comptable est très souvent présente.
Certaines personnes sont impressionnées par le fait de recourir à un expert-comptable et elles n’osent pas discuter le contenu de la lettre de mission. Pourtant il est possible de négocier une partie du contenu de la lettre de mission, comme par exemple les points concernant les tarifs, le montant de l’indemnité de rupture, la limitation de la responsabilité de l’expert-comptable. Il peut aussi être utile de faire insérer dans la lettre de mission une clause relative à la disponibilité de l’expert-comptable, laquelle pourra préciser un certain nombre de rendez-vous dans l’année afin de faire le point sur les dossiers.