Une fonction juridique impose de prendre connaissance de documents en grande quantité et souvent volumineux. Cette fonction implique aussi de rédiger de nombreux documents. Ces phases de lecture et de rédaction sont très chronophages. Non seulement elles prennent beaucoup de temps mais elles dévorent également énormément d’énergie. Elles entraînent également la nécessité d’avoir une place importante pour classer tous ces documents.
Heureusement avec le développement du réseau internet de nombreux outils susceptibles d’aider le juriste dans sa fonction sont apparus. Ceux-ci ne sont pas forcément des outils spécifiquement dédiés aux juristes même si une partie de ces technologies peut les concerner plus spécialement.
La signature électronique constitue une technologie utile pour un juriste (1). Elle lui permet d’échanger plus facilement des documents. Elle lui permet aussi de signer ou de faire signer plus rapidement un acte. Elle permet également de classer plus facilement les documents puisqu’ils sont sous un format numérique. Il est donc intéressant pour un juriste de disposer d’un outil de signature électronique. Il existe plusieurs entreprises qui proposent des signatures électroniques, notamment Docusign (2) et Yousign (3).
Un autre outil utile pour les juristes, pour ne pas dire indispensable, réside dans l’accès à une documentation en ligne. En effet la documentation est essentielle pour les juristes. Les règles de droit sont complexes. Elle évoluent très souvent. Il faut donc avoir une base documentaires à jour et cette mise à jour ne peut être raisonnablement faite qu’avec une documentation en ligne. Cette documentation ne doit pas être limitée à la transposition on line d’informations autrefois accessibles uniquement sur un support papier avec des livres. Il faut aller plus loin. Il faut également disposer de modèles de contrats et des formulaires nécessaires pour répondre aux besoins juridiques de la société pour laquelle exerce le juriste. Il existe plusieurs offres sur le marché, nous nous contenterons de citer l’une des plus connues, le Navis des Editions Francis Lefebvre (4).
Un autre outil intéressant pour les juristes réside dans la possibilité de faire des formalités en ligne. Ainsi si votre entreprise est inscrite au registre du commerce et des sociétés au lieu d’envoyer vost formalités au centre de formalités des entreprise ou directement au Greffe du Tribunal de commerce en version papier vous pouvez faire une formalité en ligne grâce au site Infogreffe (5) en utilisant une clé électronique spécialisée, principalement la clé Certigreffe laquelle peut d’ailleurs servir également pour d’autres usages.
Une contrathèque constitue une autre technologie intéressante pour un juriste. Celle-ci va lui permettre de centraliser les contrats et de partager facilement avec les différentes équipes de son entreprise les informations relatives à ces contrats. Elle permet aussi de suivre plus facilement la vie d’un contrat et ses échéances. La contrathèque peut être intégré à une solution de gestion électronique de documents, souvent désignée simplement par « la GED », ou bien il peut s’agir d’une solution isolée.
Parmi les outils utiles pour les juristes il faut aussi citer la lettre recommandée qui peut être envoyée par internet. Il peut s’agir d’une lettre recommandée en ligne. Dans ce cas le texte de la lettre est transmise à un site internet qui va se charger de l’imprimer et de la faire parvenir au destinataire avec un format papier et un accusé réception. Ainsi vous déléguez l’envoi de la lettre et vous n’avez plus à procéder au fastidieux classement de la copie de la lettre, puisque pour vous elle est sous un format numérique, et des preuves d’envoi et de réception. Le site de La Poste (6) ou Maileva (7) permettent de faire ces envois.
La lettre recommandée électronique peut aussi être totalement dématérialisée. Dans ce cas il n’y a plus d’envoi par voie postale, tout se passe par email. L’usage de cette lettre électronique recommandée est plus restreint, en particulier envers un particulier qui doit donner son accord pour recevoir une lettre sous cette forme. AR24 (8) propose d’ailleurs une solution intéressante puisque justement ce site se charge de contacter le destinataire lorsqu’il est un particulier pour recueillir son accord pour la réception d’une lettre recommandée électronique. En cas de refus l’envoi est fait avec un format papier.
Une autre technologie utile pour les juristes consiste à utiliser des sites de partages de gros fichiers (9). En effet les juristes ont tendance à envoyer et à recevoir une grosse quantité de documents électroniques. La masse de ces données est tellement volumineuse qu’elle peut bloquer la messagerie des destinataires ou être rejetée en raison d’une taille excessive. C’est pourquoi en fonction de la taille globale des fichiers à transmettre il peut être préférable au lieu de les envoyer en pièce jointe de les mettre sur un site de partage de gros fichiers. Ainsi seul un email devra être envoyé au destinataire, lequel pourra en suivant ce lien télécharger les fichiers eux-mêmes.
Notes de bas de page :
(1) Pour une étude plus approfondie concernant la signature électronique nous vous renvoyons à notre article antérieur : « Signature électronique : présentation et explications ».
(2) Site web de Docusign : https://www.docusign.fr/
(3) Site web de YouSign : https://yousign.com/fr-fr
(4) Site web des Editions Francis Lefebvre : https://www.efl.fr/
(5) Site web d’Infogreffe : https://www.infogreffe.fr/
(6) Site web de La Poste : https://www.laposte.fr/
(7) Site web de Maileva : https://www.maileva.com/
(8) Site web de AR24 : https://www.ar24.fr/
(9) Sur ce point voyez notre étude antérieure : « Comment transférer et partager des fichiers dans un environnement professionnel ou personnel ».